Hvatning

Hvatning er sálfræðilegt fyrirbæri og fjallar um styrk og
stefnu atferlis og hegðunar.

Hvatning getur verið vegna þarfa sem maðurinn finnur innra með sér og vegna utanaðkomandi áhrifa.

Innri þarfir eru þannig að menn finna hjá sér þörf til að gera eitthvað án þess að eitthvað eða einhver utanaðkomandi hvetji hann til þess. Dæmi: Listamenn sem skapa listaverk án þess nokkur hvetji þá til þess.

Ytri þarfir er það þegar þörfin fyrir að gera eitthvað er vegna þess að eitthvað eða einhver utanaðkomandi hvetur mann til þess. Dæmi um þetta eru starfsmenn fyrirtækja sem verkstjóri skipar að vinna ákveðið verk.
Flestar rannsóknir benda til þess að menn hafi meiri ánægju af þeim verkum sem þeir finna hjá sér innri hvöt til að framkvæma. Engu að síður eru laun talin einn helsti hvatinn til að fá fólk til að vinna.

ÞARFASTIGI MASLOW'S

Ýmsar kenningar hafa verið settar fram um hvatningu. Þekktust þeirra er kenningin um þarfastiga sem Abraham Maslow setti fram snemma á 20. öld. Þar segir að á meðan þörf er óuppfullt þá sé einstaklingurinn fús að leggja á sig þá vinnu sem geri honum kleift að uppfylla þörfina.
Fyrstu þarfirnar sem maðurinn þarf að uppfylla eru líkamlegs eðlis, þ.e. matur, drykkur og svefn. Yfirleitt er kynlíf haft með í þessum frumþörfum þó ýmsir virðist komast sæmilega af án þess. Svangur og svefnlaus einstaklingur er tilbúinn að leggja á sig vinnu gegn því að fá mat og næði til hvíldar.
Þessar líkamlegu þarfir gera vart við sig á ákveðnu tímabili. Þegar viðkomandi einstaklingur hefur fengið þær uppfylltar á þolanlegan hátt hætta þær að verka sem hvatning til vinnu. Þá birtast nýjar þarfir segir Maslow. Það eru þarfir fyrir öryggi, maðurinn vill fá mat og hvíld reglulega og um ófyrirséða framtíð. Það þýðir ekki að bjóða upp á hættulega og heilsuspillandi vinnu og óvissu um vinnu næsta dag.
Þegar starfsmaður hefur fengið öryggisþarfirnar uppfylltar fyrir tilstilli vinnuframlags, án þess þó að þær sú að fullu mettaðar, birtast næstu þarfir.
Þar eru komnar félagsþarfir, þörf fyrir félagsskap, ást og vináttu.
Næsta þrep er þörfin fyrir álit og viðurkenningu og í efsta þrepinu er þörfin fyrir sjálfstjáningu.

HVATNING OG MARKMIÐ

Markmið eru sett til að auðvelda mönnum framtíðarsýn og til að einstaklingar geti betur stillt saman krafta sína til hagsbótar fyrir liðsheildinda.
Til að markmið séu raunhæfari í augum starfsmanna og hvetji þá til athafna þarf að fylgja eftirfarandi reglum:

1. Starfsmenn verða að taka þátt í því að setja markmiðin

2. Hæfilega áreynslu þarf til að ná markmiðum

3. Markmið þurfa að vera nákvæmlega skilgreind

4. Birta þarf upplýsingar um það hvernig gengur að nálgast markmiðið

Ef farið er eftir þessu eru meiri líkur á því að menn vinni samkvæmt innri hvatningu.

Verkstjórnandi verður að hafa eftirfarandi í huga þegar hann tekur ákvörðum um það hvernig best er að hvetja starfsmenn til dáða og veita þeim viðurkenningu fyrir vel unnið verk:

• RAUNHÆF MARKMIÐ - hæfilega erfitt að ná árangri

• GILDISMAT STARFSMANNA - misjafnt er hvað mönnum finnst skipta máli

• SJÁANLEGUR ÁRANGUR - gefa þarf upplýsingar um árangur

• STAÐLAR YFIR FRAMMISTÖÐU - skilgreint hvað er árangur

• UMBUN FYRIR ÁRANGUR - þarf að vera í samræmi við árangur

• RÉTTLÁT SKIPTING UMBUNAR - ekki mismuna mönnum sem eiga að fá það sama og ekki jafna umbun milli þeirra sem sýna mismikinn árangur

Loks verður að hafa í huga þann hluta starfsmanna sem virðist eiga erfitt með að tileinka sér innri hvatningu og hefur lítinn eða engan metnað fyrir sína hönd eða liðsheildarinnar.

STARFSÁNÆGJA

Flestir vilja vinna verkefni sem koma að einhverju gagni og þeir vilja einnig reyna svolítið á sig við að vinna verkið. Það veitir þeim ánægju að fá að takast á við verkefnið og finna að það er mikilvægt. Flestir vilja einnig fá einhverja umbun fyrir það sem þeir gera og hún verður að vera sanngjörn.

Hér er stutt yfirlit yfir það sem veldur mönnum ánægju og óánægju í starfi:

ÞAÐ SEM VELDUR MÖNNUM ÁNÆGJU Í STARFI

• VERKEFNIÐ er mikilvægt í huga starfsmannsins.

• ÁLAGIÐ er hæfilegt, ekki of mikið eða of lítið

• FRAMKVÆMD verksins er þannig að það gengur snurðulaust

• ÁRANGUR er eins og til er ætlast af starfsmanninum og jafnvel meiri

• STAÐA, starfsmaðurinn fékk stöðuhækkun eða loforð um hana

• ÁBYRGÐ, starfsmanninum var sýnd sérstök ábyrgð með nýju verkefni

• HRÓS, sem starfsmaðurinn fékk fyrir vel unnið verk

• UMBUN var veitt starfsmanninum í formi launa eða fríðinda

• SAMSKIPTI milli starfsmanna góð innan fyrirtækisins

• STARFSSKILYRÐI góð á vinnustaðnum

ÞAÐ SEM VELDUR MÖNNUM ÓÁNÆGJU Í STARFI

• VERKEFNIÐ er ómerkilegt í huga starfsmannsins og honum finnst það einskis virði

• ÁLAGIÐ er ósanngjarnt, of lítið eða of mikið

• FRAMKVÆMD verksins er þannig að sífellt eru truflanir og tafir

• ÁRANGUR er ekki í samræmi við það sem búist var við

• STAÐA mannsins breytist ekki, hann fær ekkert loforð um stöðuhækkun
  eða staða hans lækkar

• ÁBYRGÐ, engin aukin ábyrgð eða traust til að vinna við nýtt verkefni

• HRÓS aldrei veitt heldur skamir fyrir það sem ekki er nógu gott

• UMBUN t.d. laun ósanngjörn eða ekki í samræmi við það sem búist var við

• SAMSKIPTI erfið milli starfsmanna og starfsandi slæmur

• STARFSSKILYRÐI slæm á vinnustaðnum

ÞÆTTIR SEM HAFA ÁHRIF Á STARFSGLEÐI MANNA Á VINNUSTAÐ:

• STARFSMAÐURINN SJÁLFUR - það skiptir mestu máli hvernig hann er sjálfur, hve hæfur hann er til starfsins og hvernig framkomu hann laðar fram hjá öðrum

• YFIRMAÐURINN - hefur oftast mikil áhrif á undirmenn sína með framkomu sinni og skipulagshæfileikum

• SAMSTARFSMENN - framkoma þeirra gagnvart hvor öðrum er mikilvæg fyrir starfsandann

• UDIRMENN - hafa mikil áhrif á yfirmenn sem ekki eru sterkir í sinni stöðu

• FYRIRTÆKIÐ - sem er skipulagsheildin öll ásamt þeim stjórnunaraðferðum sem þar tíðkast hefur sem ein heild talsverð áhrif

• VIÐSKIPTAVINIR OG GESTIR - eiga ekki að hafa áhrif á starfsanda í fyrirtækjum en gera það samt sem áður

• YTRI ÞÆTTIR - með þeim er átt við t. d. veður, umhverfi, vélar, tækjabúnaður, áhöld hafa mismikil áhrif á starfsanda eftir eðli starfanna

• ANNAÐ - getur verið t. d. heppni eða óheppni innan og utan veggja fyrirtækisins og stjörnuspá sem sumir taka eitthvert mark á

VÍSBENDING UM STARFSANDA

• Hafa mannaskipti aukist?

• Hefur framleiðni minnkað?

• Hefur nýting versnað?

• Hafa gæði versnað?

• Hafa kvartanir aukist?

• Hafa fjarvistir aukist?

• Hefur deilumálum fjölgað?

• Hefur þátttaka í þjálfun og endurmenntun minnkað?

• Hefur slysum á vinnustað fjölgað?

Ef hægt er að svara einhverjum af þessum spurningum játandi þá er það vísbending um það að starfsandinn er ekki eins góður og áður.

HÆGT ER AÐ ÝTA UNDIR GÓÐAN STARFSANDA
MEÐ EFTIRFARANDI:

• Stjórnandi þarf að vera tilbúinn að ræða vandamál undirmannanna. Hann þarf að taka strax á þeim vandamálum sem upp koma. Mikilvægt er að stjórnandi og starfsmaður séu ekki truflaðir meðan viðtal fer fram.

• Skipuleggja þarf vel viðræður um vandamál undirmanna. Ræðið aðeins þau mál sem fyrir liggja á fundinum. Skráið niðurstöður viðræðnanna og ákveðið framhald ef þörf er á.

• Ekki gagnrýna undirmann þegar aðrir heyra. Þeir fyrirgefa það seint og afsökun breytir litlu þar um.

• Tímasetning skiptir talsverðu máli þegar ávíta þarf starfsmann. Skammir í lok vinnudags veldur þeim sem verður fyrir skömmunum erfiðleikum um kvöldið og getur haft áhrif á næturhvíld. Skammir í lok vinnuviku geta eyðilagt helgina.

• Ekki gagnrýna einn starfsmann ef aðrir eru samsekir.

• Leyfðu starfsmanninum að ljúka verkinu þó hann sé kominn í vandræði með það. Það eyðileggur sjálfstraustið að taka verkefnið frá honum. Hjálpaðu honum inn á rétta braut þannig að hann geti lokið verkinu sómasamlega.

• Muna eftir afmælum og merkisdögum starfsmanna. Sumir kæra sig ekkert um neitt umstang þó þeir eigi afmæli en þykir innst inn gott ef yfirmenn muna eftir því.

• Hrósaðu þegar einhver á það skilið en mundu að gera það markvisst en ekki að tilefnislausu.

• Hlustaðu á ábendingar starfsmanna og stuðlaðu að því að þeir komi með nýjar hugmyndir.

• Fylgjast þarf með starfsmönnum því afskiptalaus framkoma finnst þeim það bera vott um ábyrgðarleysi. Varast ber að fylgjast með þeim án þess þeir viti af því, því þá finnst þeim að verið sé að njósna um sig og þeim sé ekki treyst.

• Ný verkefni hafa yfirleitt góð áhrif á starfsmenn og eykur sjálfstraust þeirra. Fylgjast verður vel með starfsmönnum sem eru að vinna verk sem þeir hafa ekki unnið áður.

• Leysa þarf vandamál sem upp koma á mannlegan hátt en fara samt eftir þeim reglum sem eru í gildi.

• Stjórnandi má ekki láta persónuleg mál eins og óánægju með laun hafa áhrif á framkomu sína gagnvart undirmönnum.

• Breytingar bæta oft andrúmsloft á vinnustöðum. Þær þurfa ekki að vera dýrar eða viðamiklar til að þoka burtu grámyglu hversdagslífsins.

UMBUN OG REFSING

Það er ekki góð stjórnunaraðferð að refsa starfsmönnum eingöngu fyrir það sem miður fer en hrósa þeim aldrei eða umbuna á annan hátt fyrir það sem vel er gert.
Það er líka slæmt ef mönnum er alltaf umbunað fyrir það góða en aldrei refsað fyrir það vonda.
Jákvæð og neikvæð umbun á alltaf að fara saman.
Hlutleysi og aðgerðarleysi stjórnenda er túlkað sem áhugaleysi.
Hlutleysi og aðgerðarleysi getur líka verið túlkað sem viljaleysi og valdið því að starfsmenn fara sínu fram.

ÞEGAR UMBUN OG REFSING ERU NOTAÐAR
ÞARF AÐ HAFA ÝMISLEGT Í HUGA:
Verður að vera ljóst fyrir hvað er nákvæmlega verið að refsa.
Afleiðingar refsingar geta verið ófyrirséðar:

• Dæmi eru um það að starfsmaður sem hlýtur refsingu hættir að gera það sem honum var refsað fyrir en tekur upp annað refsivert athæfi.

• Refsing getur vakið andúð á þeim sem refsaði.

Umbun þarf að auka með tímanum til að viðhalda sömu afköstum.
Það sem einum finnst vera umbun finnst öðrum vera refsing.

FRAMMISTÖÐUMAT

Frammistöðumat er til á ýmsu formi.
Einfaldasta formið er talning framleiddra stykkja hjá starfsmanni. Þessi aðferð er auðveld í framkvæmt og var mikið notað í fjöldaframleiðslugreinum en fer hlutfallslega minnkandi.
Annað form er gæði framleiðslunnar. Miðað er við ákveðinn gæðastaðal og í mörgum tilfellum er auðvelt að meta verk starfsmanna.
Það þriðja er samskiptahæfni starfsmanna og gildi þess fer vaxandi. Þetta er erfiðast að meta.

VELFERÐ STARFSMANNA

Víða eru yfirmenn fyrirtækja farnir að sinna betur velferð starfsmanna.
Starfsmenn og kunnátta þeirra er fjárfesting fyrirtækisins og skilar arði ef rétt er á haldið.
Það skiptir miklu máli að vel sé búið að þessari fjárfestingu.

Hér eru nokkur dæmi um velferðaraðstoð sem fyrirtæki veita starfsmönnum:

• Mötuneyti á vinnustað

• Fyrirtækið kaupir tilbúinn mat

• Veikindaleyfi og aðstoð í veikindum

• Verðlaun fyrir langan starfsaldur

• Sterkur eftirlaunasjóður

• Lánafyrirgreiðsla

• Lögfræðiaðstoð í einkamálum

• Ráðgjöf vegna einkavandamála

• Aðstoð við starfsmenn vegna húsnæðis, fjárfestinga, ferðalaga,
  tómstundaiðju o. fl.

• Félagslíf og tómstundastarfsemi